Tổng hợp các mẹo và thủ thuật trong Microsoft Excel đầy đủ từ A-Z

Những mẹo với phép cộng trong Excel mà bạn cần biết

Cộng là một phép toán cơ bản trong Excel, và nó thường khá đơn giản. Khi nhắc đến phép cộng trong Excel, nhiều người thường nghĩ ngay tới hàm SUM. Tuy nhiên trên thực tế, còn rất nhiều mẹo khác xung quanh phép tính cộng mà nếu bạn thành thạo, chúng sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc. Dưới đây là một vài mẹo tính tổng trong Excel mà bạn nên biết.

Phép cộng trong phạm vi 1 ô
Cách dễ nhất để thực hiện phép công trong 1 ô là chỉ cần sử dụng dấu cộng (+). Chỉ cần nhập công thức cơ bản: =x+y. Đây là phương pháp đơn giản và nhanh chóng nhất đối với các phép tính cộng cơ bản trong phạm vi 1 ô.


Cộng trong phạm vi một ô
Cộng 2 ô trong Excel
Cộng 2 ô về cơ bản khá giống cộng trong phạm vi một ô, nhưng bạn bạn sẽ không gõ hẳn chữ số trong ô mà chỉ nhập tên của các ô cần cộng, chẳng hạn: =A2+A3. Cái hay của công thức này kết quả sẽ được cập nhật tự động bất cứ khi nào dữ liệu trong ô thay đổi.


Cộng 2 ô trong Excel
Hàm SUM
Nói đến phép cộng trong Excel, không thể không nhắc tới hàm SUM. Có 2 cách để sử dụng hàm tính đơn giản này.

Thực hiện hàm SUM với Formula Builder
1. Đầu tiên, bạn chọn ô và điều hướng đến tab Formulas (công thức), sau đó nhấp vào Insert Function (chèn Hàm).

2. Bây giờ bạn sẽ thấy menu Formula Builder, chọn SUM.


Chọn Sum
3. Lúc này, bạn sẽ thấy có 2 mục, nơi bạn có thể nhập số cũng như dấu cộng nếu cần cộng nhiều giá trị.


Nhập số
4. Cuối cùng, bấm Done (Xong) và kết quả sẽ được tự động điền vào ô.

Thực hiện hàm SUM không dùng Formula Builder
1. Bắt đầu với dấu bằng, sau đó nhập SUM, và chú ý đừng quên dấu mở ngoặc và đóng ngoặc đơn.

2. Lưu ý đến các ô mà bạn định công, và phân tách từng ô bằng dấu phẩy. Trong ví dụ minh họa, công thức được sử dụng là =SUM(A2, A3).


=SUM(A2, A3)
3. Nhấn enter và bạn sẽ thấy ô của mình được điền với giá trị tổng.

Lưu ý, hàm này cũng có thể được thực hiện với định dạng =SUM(ô đầu tiên:ô cuối cùng), cho phép bạn tính tổng nhanh của một lượng lớn các hàng hoặc cột liên tiếp. Ví dụ, sử dụng công thức =SUM(A2:A7) sẽ cho bạn kết quả của phép cộng giữa tất cả các số từ A2 đến A7.


Tính tổng hàng loạt

 

Cách xóa, thêm cột trong Excel
Khi làm việc với bảng Excel có rất nhiều thao tác cơ bản mà người dùng cần nắm rõ để xử lý bảng nhanh hơn, thành thạo hơn. Thêm cột hoặc xóa cột trong Excel là một trong những thao tác cơ bản mà mỗi người mới học Excel sẽ đều được thực hành qua. Sau khi tạo bảng Excel, vì yêu cầu mà bạn cần tạo thêm cột Excel mới, hoặc xóa cột Excel với những dữ liệu không cần tới, thay vì ẩn cột trong Excel. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn tới bạn đọc cách xóa, thêm cột trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019. Nhìn chung thì thao tác sẽ giống khi xóa, thêm cột trong Excel 2003.

1. Hướng dẫn thêm cột Excel
Cách 1:

Click chuột vào vị trí cột hiện tại rồi nhấn chuột phải, chọn Insert. Với việc thêm cột trong Excel thì mặc định cột mới sẽ luôn ở bên trái với cột đang click chuột.



Ngay lập tức một cột E mới đã hiển thị bên tay trái của cột F ban đầu đã click chọn. Cột click chuột ban đầu sẽ đẩy về bên phải.



Cách 2:

Tại một ô bất kỳ trong một cột mà người dùng muốn thêm cột mới ở bên trái, nhấn chuột phải chọn Insert.



Hiển thị hộp thoại mới với nhiều tùy chọn khác nhau, chúng ta nhấn vào Entire Column để chèn thêm một cột trong Excel. Và kết quả cũng hiển thị thêm một cột mới bên trái cột click chuột.

Lưu ý nếu bạn muốn thêm nhiều hơn 1 cột Excel thì cần click chọn 2 cột đang có hoặc bôi đen 2 ô thuộc 2 cột cạnh nhau để thêm 2 cột mới ở bên trái, với cách làm tương tự.



2. Cách xóa cột trong Excel
Để xóa cột bất kỳ trong Excel, chúng ta chọn cột rồi nhấn chuột phải, nhấn tiếp vào Delete để xóa cột Excel là xong. Hoặc bạn nhấn vào cột, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + - để xóa cột Excel.

 

Cách thêm hàng, xóa hàng trong Excel
Sau khi tạo bảng Excel thì người dùng sẽ tiến hành việc chỉnh định dạng bảng tính Excel như căn chỉnh lề, định dạng đường viền và màu nền bảng Excel,... Hoặc đơn giản hơn đó là thêm dòng, xóa dòng trong Excel. Khi thêm dòng trong Excel thì bảng dữ liệu có thêm những ô mới để nhập dữ liệu. Và ngược lại khi các ô dữ liệu đó không còn dùng tới thì bạn nên xóa hàng Excel. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách chèn thêm hàng vào bảng Excel, hoặc xóa dòng trong dữ liệu trong Excel. Bài viết dưới đây áp dụng với bản Excel 2007, 2010, 2016, với bản Excel 2003 bạn tham khảo bài viết Thao tác với dòng, cột, sheet Excel 2003.

1. Chèn một dòng trong Excel
Cách 1: Sử dụng Insert chèn dòng Excel

Dòng chèn trong Excel sẽ luôn ở phía trên dòng chỉ định. Chúng ta click chuột vào một ô bất kỳ trong 1 hàng, rồi chuột phải chọn Insert.



Lúc này hiển thị một hộp thoại để người dùng lựa chọn, nhấn vào Entire Row để thêm hàng.



Kết quả 1 hàng mới đã được thêm vào bảng Excel như dưới đây, ở phía trên ô mà bạn đã click chọn vừa nãy.



Hoặc bạn click chuột vào đầu hàng rồi chuột phải chọn Insert. Lúc này 1 hàng mới cũng được thêm vào bảng.



Cách 2: Thêm hàng Excel bằng phím tắt

Click chuột vào đầu dòng rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + +, kết quả có 1 dòng mới được thêm ngay bên trên.

2. Chèn nhiều hàng trong Excel
Cách 1: Dùng Insert chèn hàng Excel

Chúng ta nhấn phím Shift + Space rồi click chuột vào các dòng ở phía sau những dòng mà bạn muốn chèn. Số dòng mới chèn tương đương với những dòng click chọn. Tiếp đến nhấn vào Insert ở phía trên thanh công cụ, hoặc chuột phải chọn Insert là xong.



Kết quả những dòng mới sẽ được thêm phía bên trên những dòng mà chúng ta đã chọn.



Cách 2: Thêm nhiều dòng Excel bằng phím tắt

Chúng ta cũng nhấn tổ hợp phím Shift +Space rồi click vào các dòng hiện có. Sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + I rồi giữ nút Alt và nhấn R. Kết quả cũng xuất hiện các hàng mới trong bảng Excel.

Nếu bạn cần chèn nhiều dòng cùng lúc với số lượng 100 dòng hoặc hơn, thì chọn vùng 10 dòng rồi nhấn tổ hợp phím thêm 10 dòng mới, rồi nhấn 10 lần phím F4 thì sẽ có ngay 100 dòng mới.



3. Xóa các dòng trong Excel
Cách 1: Xóa dòng Excel bằng Delete

Chúng ta sẽ kích chọn những dòng muốn xóa trong Excel rồi nhấn Delete tại nhóm Cells trên thanh công cụ. Ngay sau đó những dòng được chọn đều được xóa khỏi bảng.



Cách 2: Xóa dòng Excel bằng phím tắt

Chúng ta click chọn vào các dòng trong Excel rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + - để xóa những dòng đã chọn

Hoặc bạn click chuột vào 1 ô tại dòng muốn xóa, chuột phải và chọn Delete. Khi đó hiển thị hộp thoại Insert, nhấn Entire row để xóa 1 dòng. Để xóa những dòng khác liền kề nhau, hoặc dòng bất kỳ chỉ cần click chuột vào dòng đó rồi nhấn F4 để lặp lại thao tác xóa dòng trước đó.



Ngoài ra còn có nhiều trường hợp xóa dòng trong Excel khác nữa

 

Cách tô màu ô công thức trong Excel tự động
Công thức trong Excel hay các hàm trong Excel như hàm Vlookup, hàm SUM giúp việc tính toán dữ liệu hay xử lý bảng được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Và tất nhiên khi xử lý bảng số liệu thì sẽ cần những thao tác kiểm tra các công thức, hoặc một số trường hợp chúng ta cần khóa công thức Excel để tránh chỉnh sửa. Tuy nhiên với bảng dữ liệu dài thì việc tìm đúng ô công thức tương đối mất thời gian. Nếu vậy người dùng có thể tô màu ô công thức Excel tự động, nhận biết nhanh những vùng dữ liệu nào trong bảng có sử dụng công thức để xử lý nhanh hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tô màu ô công thức trong Excel.

Video hướng dẫn tô màu tự động ô công thức Excel
1. Cách tô màu ô công thức trong Excel tự động
Tại giao diện bảng Excel muốn tìm ô công thức, chúng ta nhấn vào tab Developer rồi chọn tiếp vào Visual Basic như hình dưới đây.



Hiển thị giao diện VBA, nhấn vào Insert và chọn Module để hiện giao diện nhập code.



Tiếp đến bạn nhập đoạn mã code dưới đây để lọc và tìm kiếm những ô có sử dụng công thức trong bảng. Lưu ý tại dòng code Rng.Interior.ColorIndex = 36, số 36 chính là mã màu nên chúng ta có thể thay đổi sang mã màu khác nếu muốn dùng màu khác. Nhấn Run để chạy đoạn mã.

Sub SelectFormulaCells()
'Updateby20140827
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = “KutoolsforExcel”
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox(“Range”, xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set WorkRng = WorkRng.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23)
Application.ScreenUpdating = False
For Each Rng In WorkRng
Rng.Interior.ColorIndex = 50
Next
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Tiếp đến bạn khoanh vùng dữ liệu trong giao diện hộp thoại KutoolsforExcel và nhấn OK để tô màu.



Kết quả những ô sử dụng công thức được tô màu như dưới đây. Màu sắc phụ thuộc vào mã màu mà người dùng đã nhập trong đoạn code.



2. Khoanh vùng công thức trong Excel
Nếu bạn không muốn tô màu trong bảng mà chỉ cần nhận biết nhanh vùng dữ liệu nào sử dụng công thức thì chỉ cần dùng công cụ Go To Special là được.

Chúng ta bôi đen toàn bộ bảng rồi nhấn tổ hợp phím F5 để mở hộp thoại Go To, sau đó click Special để mở rộng tùy chỉnh.



Tiếp đến hiển thị bảng, tích chọn vào Formulas rồi nhấn OK để nhận biết công thức.



Sau đó vùng dữ liệu dùng công thức được khoanh vùng nhận biết như dưới đây.

 

Cách khoanh tròn đáp án trong Word, Excel, PowerPoint

Khi soạn thảo nội dung trong Word hay dữ liệu trên Excel, PowerPoint thì việc sử dụng các ký tự là thao tác cơ bản và thực hiện rất đơn giản. Có rất nhiều kiểu biểu tượng mà bạn có thể sử dụng ngay trong công cụ Symbol như chèn dấu tích trong Word, chèn biểu tượng mũi tên trong Word, hoặc sử dụng phím tắt để tạo biểu tượng như biểu tượng độ C trong Word, Excel. Với biểu tượng khoanh tròn thường thấy khi soạn giáo án bài giảng, hoặc phiếu thăm dò ý kiến, bạn cũng có thể dùng ngay công cụ Symbol hoặc tự tạo hình tròn quanh đáp án. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc 2 cách để khoanh tròn đáp án trong Word, Excel, PowerPoint.

Video hướng dẫn khoanh tròn đán án trong Word, PowerPoint, Excel
1. Khoanh tròn đáp án trong Word
Cách 1: Sử dụng Symbol khoanh tròn đáp án

Tại giao diện trong Word bạn nhấn vào Insert rồi chọn Symbol, rồi nhấn More Symbols để mở rộng bảng công cụ.



Sau đó trong giao diện bảng ký tự, người dùng chọn Font Arial Unicode MS, Subset chọn Enclosed Alphanumerics. Ngay lập tức bạn sẽ nhìn thấy các đáp án số được khoanh tròn như dưới đây. Chọn kiểu khoanh tròn số muốn dùng rồi nhấn Insert để sử dụng.



Kết quả chúng ta được các đáp án khoanh tròn như dưới đây.



Cách 2: Khoanh tròn đáp án bằng Shapes

Với công cụ vẽ hình thì bạn có thể khoanh tròn đáp án thứ tự là chữ, thay vì chỉ có số như Symbol.

Trước hết chúng ta viết chữ thứ tự đáp án rồi chọn Insert, chọn Shapes, chọn tiếp hình oval. Sau đó nhấn giữ shift và vẽ hình để tạo thành hình tròn. Hình vẽ lúc này sẽ đè lên chữ thứ tự. Nhấn vào hình vẽ rồi chọn Shape Fill, chọn No Fill như hình. Khi đó hình tròn sẽ được làm trong suốt như dưới.



Nếu muốn đổi màu hình vẽ thì chọn Shape Outline rồi chọn màu viền cho hình tròn.



2. Tạo khoanh tròn đáp án trong Excel
Cách 1: Dùng Symbol tạo khoanh tròn

Chúng ta cũng nhấn Insert > Symbols, chọn font Font Arial Unicode MS, Subset chọn Enclosed Alphanumerics. Sau đó cũng chọn số thứ tự khoanh tròn trong bảng.



Cách 2: Vẽ hình tạo khoanh tròn đáp án

Trước hết nhập chữ thứ tự, sau đó nhấn Insert > Shapes > hình oval rồi nhấn giữ shift và tạo hình tròn chèn lên chữ thứ tự. Tiếp đến cũng chọn Shape Fill > No Fill để bỏ viền trong hình tròn và Shape Outline để chọn màu sắc cho hình tròn.



3. Cách khoanh tròn đáp án trong PowerPoint
Cách 1: Dùng Symbol chọn đáp án khoanh tròn

Cách này cũng tương tự như cách 1 của Word và Excel, chọn font Font Arial Unicode MS, Subset chọn Enclosed Alphanumerics trong bảng Symbol.



Cách 2: Dùng Shapes khoanh tròn đáp án

Với PowerPoint thì bạn có thêm tùy chọn hiệu ứng động trong slides để hiện hình tròn động. Trước hết bạn cũng dùng Shapes để kẻ hình tròn đè lên chữ, số thứ tự.

Cũng dùng Shape Fill và Shape Outline để điều chỉnh giao diện hiển thị của hình tròn. Sau đó click vào hình tròn chọn Animations rồi chọn hiệu ứng Shape hoặc Wheel tùy thích. Lúc này hình tròn sẽ hiển thị có hiệu ứng.

 

8 thông báo lỗi Excel khiến bạn thấy khó chịu

Bạn có để ý đến mũi tên nhỏ màu xanh lá cây ở góc trên bên trái của một ô không? Bạn biết đấy, dấu hiệu nhỏ phiền phức này được Excel sử dụng để chỉ ra có điều gì đó không đúng với những giá trị trong ô.

Trong nhiều trường hợp, nhấp vào mũi tên đó sẽ làm xuất hiện đầy đủ thông tin, giúp khắc phục vấn đề.

Nhưng trong các trường hợp khác, bạn dường như vẫn không thể tìm ra lỗi và giải quyết nó. Bài viết sau đây sẽ chỉ ra 8 thông báo lỗi Excel khiến bạn thấy khó chịu và cách khắc phục chúng.

1. #VALUE!
Excel hiển thị lỗi #VALUE! khi nó tìm thấy khoảng trắng, ký tự hoặc văn bản trong một công thức đáng lẽ phải là số.

Excel yêu cầu các công thức chỉ chứa các số, vì vậy nó sẽ hiển thị lỗi, nếu bạn đã bao gồm bất kỳ thứ gì khác.


Lỗi #VALUE!
Cách khắc phục
Một giải pháp dễ dàng cho lỗi này là kiểm tra lại công thức để đảm bảo rằng bạn chỉ sử dụng các số. Nếu bạn vẫn thấy lỗi, hãy kiểm tra các ô trống, các công thức bị thiếu liên kết đến những ô hoặc bất kỳ ký tự đặc biệt nào bạn có thể đang sử dụng.

Trong ví dụ trên, cột "Sum" đang đề cập đến các ô trống. Excel không thể tính tổng các cột trống, do đó gây ra lỗi.

2. #NAME?
Đây là một lỗi Excel phức tạp hơn một chút. Dưới đây là tóm tắt lý do tại sao lỗi này có thể xuất hiện trong một ô bạn đang làm việc:

Nguyên nhân
Thông báo lỗi #NAME? xuất hiện nếu Excel không thể hiểu tên của công thức bạn đang cố chạy hoặc Excel không thể tính toán một hoặc nhiều giá trị được nhập trong chính công thức. Để khắc phục lỗi này, hãy kiểm tra chính tả của công thức hoặc sử dụng Formula Builder để Excel xây dựng hàm cho bạn.

Ví dụ, nếu bạn đang cố thực hiện công thức =VLOOKUP và bạn đánh vần từ "VLOOKUP" sai, Excel sẽ trả về lỗi #NAME? sau khi bạn nhập các giá trị và nhấn Enter. Kiểm tra lỗi này bên dưới - như bạn có thể thấy, chữ "U" bị thiếu trong "=VLOOKUP".


Chữ "U" bị thiếu trong "=VLOOKUP"
Bạn cũng có thể đã viết đúng công thức, nhưng không có đủ thông tin được nhập trong các mục riêng lẻ của công thức. Như bạn có thể thấy trong ví dụ bên dưới, mục nhập mảng trong bảng không đầy đủ. Excel cần một tên bảng tính thực tế để biết nơi tìm kiếm giá trị mong muốn.


Excel cần một tên bảng tính thực tế để biết nơi tìm kiếm giá trị mong muốn
Cách khắc phục
Để sửa lỗi #NAME? trong Excel, hãy kiểm tra chính tả của công thức bạn đang cố chạy.

Nếu công thức được viết đúng chính tả và bảng tính vẫn trả về lỗi, Excel có thể bị nhầm lẫn với một trong các mục bên trong công thức. Một cách dễ dàng để khắc phục điều này là yêu cầu Excel chèn công thức cho bạn. Đánh dấu ô mà bạn muốn chạy công thức, sau đó nhấp vào tab "Formulas" trong thanh điều hướng trên cùng. Chọn "Insert Function" (Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel 2017, tùy chọn này sẽ ở phía bên trái của thanh điều hướng Formulas).


Chọn "Insert Function"
Khi bạn chọn "Insert Function", Formula Builder sẽ xuất hiện ở phía bên phải của bảng tính nơi bạn có thể chọn công thức mong muốn. Sau đó, Excel sẽ hướng dẫn bạn từng bước của công thức trong các trường riêng biệt, như được hiển thị bên dưới, để đảm bảo không có lỗi nào xảy ra và chương trình có thể đọc ô của bạn một cách chính xác.



3. #####
Khi thấy ##### được hiển thị trong ô, bạn có thể thấy hơi đáng sợ. Tin tốt là lỗi này đơn giản có nghĩa là cột không đủ rộng để hiển thị giá trị bạn đã nhập. Và vì vậy, việc khắc phục rất dễ dàng.


Lỗi #####
Cách khắc phục
Nhấp vào đường viền bên phải của tiêu đề cột và tăng chiều rộng cột.


Nhấp vào đường viền bên phải của tiêu đề cột
Mẹo: Bạn có thể nhấp đúp vào đường viền bên phải của tiêu đề để tự động khớp với ô rộng nhất trong cột đó.


Bạn có thể nhấp đúp vào đường viền bên phải của tiêu đề
4. #DIV/0!
Khi thấy #DIV/0!, bạn đang yêu cầu Excel chia công thức cho số 0 hoặc một ô trống. Giống như khi bạn thực hiện việc chia bằng tay hoặc trên máy tính, phép tính này cũng sẽ không hoạt động trong Excel.

Cách khắc phục
Lỗi này khá dễ dàng để giải quyết. Chỉ cần thay đổi giá trị của ô thành giá trị khác 0 hoặc thêm vào một giá trị nếu ô đang trống. Đây là một ví dụ:



5. #REF!
Điều này đôi khi có thể hơi khó để tìm ra nguyên nhân, nhưng Excel thường hiển thị #REF! khi một công thức tham chiếu đến một ô không hợp lệ.

Lỗi #REF trong Excel là gì?
Lỗi #REF! trong Excel xuất hiện nếu bạn đang chạy một công thức đề cập đến một ô không tồn tại. Nếu bạn xóa một ô, cột hoặc hàng trong bảng tính của mình và xây dựng công thức bao gồm tên ô đã bị xóa, Excel sẽ trả về lỗi #REF! trong ô chứa công thức.

Vậy lỗi này thực sự có nghĩa là gì? Điều đó có nghĩa là bạn có thể đã vô tình xóa hoặc dán trên một ô được sử dụng trong công thức. Ví dụ, cột "Outcome" bên dưới, tham chiếu công thức: =SUM(A2,B2,C2).


"Outcome" bên dưới, tham chiếu công thức: =SUM(A2,B2,C2)
Nếu vô tình xóa cột "Number 2", bạn sẽ thấy lỗi này:


Nếu vô tình xóa cột "Number 2", bạn sẽ thấy lỗi
Cách khắc phục
Trước khi bạn dán đè lên một tập hợp các ô, hãy đảm bảo không có công thức nào tham chiếu đến các ô bạn đang xóa. Ngoài ra, khi xóa các ô, điều quan trọng là phải kiểm tra lại các công thức nào đang được tham chiếu trong các ô đó.

Mẹo: Nếu bạn vô tình xóa một vài ô, bạn có thể nhấp vào nút Undo trên Quick Access Toolbar (hoặc nhấn CTRL+Z cho PC/Command+Z cho Mac) để khôi phục chúng.

6. #NULL!
Lỗi #NULL! xảy ra khi bạn chỉ định giao điểm của hai khu vực không thực sự giao nhau hoặc sử dụng toán tử phạm vi không chính xác.



Cách khắc phục
Trước tiên, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng cú pháp trong công thức của mình.

Bạn nên sử dụng dấu hai chấm để tách ô đầu tiên khỏi ô cuối cùng, khi đề cập đến một phạm vi ô liên tục trong công thức.

Mặt khác, bạn nên sử dụng dấu phẩy khi bạn tham chiếu đến hai phạm vi không giao nhau.

7. #N/A
Khi bạn thấy #N/A, điều này thường có nghĩa là các số bạn đang đề cập đến trong công thức không thể tìm thấy.

Bạn có thể đã vô tình xóa một số hoặc hàng đang được sử dụng trong công thức hoặc đề cập đến một trang tính đã bị xóa hoặc không được lưu.

Đối với người dùng nâng cao, một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra lỗi #N/A là khi không thể tìm thấy ô từ công thức được tham chiếu trong VLOOKUP.

Cách khắc phục
Kiểm tra kỹ tất cả các công thức và chắc chắn xem xét kỹ các bảng tính hoặc hàng có thể đã bị xóa hoặc tham chiếu không chính xác. Nếu bạn có một vài công thức được liên kết với nhau, hãy kiểm tra xem mọi thứ trong mọi công thức đều có giá trị chưa.

Đối với người dùng nâng cao sử dụng các hàm VLOOKUP, hãy tham khảo hướng dẫn: Cách khắc phục lỗi VLOOKUP trong Excel.

8. #NUM!
Nếu công thức chứa các giá trị số không hợp lệ, bạn sẽ thấy lỗi #NUM! xuất hiện trong Excel. Thông thường, điều này xảy ra khi bạn nhập một giá trị số khác với các đối số khác được sử dụng trong công thức.

Ví dụ, khi bạn nhập công thức Excel, hãy đảm bảo bạn không bao gồm các giá trị như $1,000. Thay vào đó, hãy nhập 1000 và sau đó định dạng ô bằng ký hiệu tiền tệ và dấu phẩy sau khi công thức được tính toán.

Cách khắc phục
Kiểm tra xem bạn có nhập bất kỳ loại tiền tệ, định dạng hoặc ký hiệu đặc biệt nào không. Sau đó, đảm bảo xóa các ký tự đó khỏi công thức, chỉ giữ các số.

Đây là cách bạn có thể định dạng số sau khi xóa dấu phẩy và đơn vị tiền tệ khỏi công thức của mình:


Định dạng số sau khi xóa dấu phẩy và đơn vị tiền tệ khỏi công thức
(Để điều chỉnh đơn vị tiền tệ, chọn hình tam giác nhỏ ở bên phải biểu tượng để chọn một tùy chọn từ menu drop-down).

 

Cách sử dụng hàm TRUNC trong Excel

Có nhiều cách khác nhau trong Excel để loại bỏ thập phân và rút ngắn giá trị số. Trong bài viết này, Quantrimang.com sẽ giải thích cách sử dụng hàm TRUNC và chỉ ra điều gì làm cho nó khác biệt với các kỹ thuật khác.

Cách sử dụng hàm TRUNC
Hãy xem các ví dụ về hàm TRUNC với một số dữ liệu mẫu. Ví dụ dưới đây sử dụng hàm TRUNC sau.

=TRUNC(A2)
Nếu bạn không chỉ định có bao nhiêu chữ số cần cắt bớt, tất cả các vị trí trong phần thập phân sẽ bị loại bỏ.


Nếu bạn không chỉ định có bao nhiêu chữ số cần cắt bớt, tất cả các vị trí trong phần thập phân sẽ bị loại bỏ
Bạn có thể thấy với giá trị trong ô A2 rằng hàm TRUNC không áp dụng bất kỳ việc làm tròn nào. Nó chỉ đơn giản là cắt đến 411.

Hãy để xem một ví dụ khác. Lần này ví dụ sẽ giảm các giá trị xuống hai chữ số thập phân.

=TRUNC(A2,2)

Giảm các giá trị xuống hai chữ số thập phân
Hàm TRUNC sẽ không hiển thị thêm số thập phân nếu bạn yêu cầu nó hiển thị nhiều hơn số bạn có.

Lấy ví dụ sau đây và cắt nó xuống còn 2 chữ số thập phân.

=TRUNC(A2,2)

Giá trị trong ô A4 được giảm xuống còn 2 chữ số thập phân
Giá trị trong ô A4 được giảm xuống còn 2 chữ số thập phân, nhưng các giá trị trong A2 và A3 vẫn giữ nguyên vì chúng có ít hơn hai chữ số thập phân.

Nếu bạn muốn hiển thị hai số thập phân, các ô sẽ cần được định dạng để buộc phải hiển thị chúng.

Xóa phần thời gian trong ngày và dấu thời gian
Một ví dụ hữu ích của TRUNC là xóa phần thời gian khỏi ngày và dấu thời gian trong Excel.

Hãy tưởng tượng bạn có ngày và dấu thời gian sau đây, nhưng bạn chỉ muốn có phần ngày trong cột để phân tích.


Xóa phần thời gian khỏi ngày và dấu thời gian trong Excel
Công thức sau đây sẽ loại bỏ phần thời gian.

=TRUNC(A2)

Phần thời gian đã được loại bỏ
Mặc dù phần thời gian đã được loại bỏ, các ô kết quả sẽ vẫn cần được định dạng dưới dạng ngày.

Sử dụng TRUNC để rút ngắn số
Đây là một kỹ thuật hiếm gặp. Khi bạn sử dụng số âm, hàm sẽ cắt các số ở bên trái dấu thập phân. Tuy nhiên, nó không thay đổi số lượng chữ số, mà thay thế chúng bằng số không.

Hãy nhìn vào ví dụ sau đây.

=TRUNC(A2,-1)

Sử dụng TRUNC để rút ngắn số
Bạn có thể thấy trong mỗi ví dụ rằng số 0 được sử dụng để thay thế số bị xóa ở bên trái dấu thập phân.

Có nhiều cách trong để xóa các vị trí thập phân, tuy nhiên, hầu hết các cách này sẽ làm tròn số trong Excel. Điểm mạnh của hàm TRUNC là nó không làm tròn các giá trị và chỉ đơn giản rút ngắn chúng về đúng số lượng vị trí thập phân được chỉ định mà thôi.