- Tính năng Breakout Rooms (Chia nhỏ các phòng họp) trong phần mềm họp trực tuyên Microsoft Teams có thể được sử dụng để chia một nhóm/phòng họp lớn thành nhiều các nhóm nhỏ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước để tạo các Breakout Rooms và chỉ định khách mời vào các Room trong Microsoft Teams. Tạo Breakout Rooms trong Microsoft Teams: - Hẳn các bạn đã phải có trải nghiệm thực tế rằng, việc chia một nhóm lớn tập trung nhiều người thành các nhóm nhỏ hơn có thể đem đến các cuộc thảo luận tập trung hơn và sử dụng các nguồn lực tốt hơn. - Khái niệm tương tự có thể được mở rộng trong các cuộc họp ảo sử dụng tính năng "Breakout Rooms" có sẵn trong Microsoft Teams. - Tương tự như đời thực, các khách mời trong Microsoft Team meeting có thể được phép rời khỏi cuộc họp chính thức để tham gia vào các nhóm họp nhỏ hơn. - Nếu được yêu cầu, người tham gia có thể được phép quay trở lại cùng những người khác trong cuộc họp chính bất cứ khi nào, mà không cần phải tạo và quản lý các phòng họp Teams riêng biệt. 1. Các bước thực hiện để tạo Breakout Rooms: - Thực hiện theo các bước sau để tạo để Tạo các Breakout Rooms trong Microsoft Teams. Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Teams và click vào biểu tượng Meet. Bước 2: Trên màn hình New channel meeting, tùy chọn các cài đặt cho Audio/Video như bạn muốn và click Join now. Bước 3: Ở màn hình Invite People, hãy chọn phương án để mời mọi người tham gia vào cuộc họp mà bạn muốn (như Chia sẻ liên kết / Thêm trực tiếp người họp / Chia sẻ thư mời qua email). Bước 4: Trên màn hình tiếp theo, click vào biểu tượng Breakout Rooms như bên dưới. Bước 5: Trên màn hình Create Breakout Rooms, chọn số lượng phòng tại danh sách "Number of Rooms" mà bạn muốn tạo ra (tối đa 50 room), chọn cách mà bạn muốn Teams chỉ định các thành viên là Automatically hay Manually tới các room khác nhau rồi click Create Rooms. Lưu ý: Bạn sẽ không thể chuyển về tùy chọn Automatic, khi bạn tạo room với tùy chọn là Manually Add Participants. Bước 6: Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy các Breakout Room đã được liệt kê ra và tình trạng hiện đang trống (nếu bạn đã chọn Manual) hoặc với các khách mời đã được chỉ định đến (nếu bạn chọn là Automatic). 2. Thực hiện đổi tên cho Breakout Rooms: - Các Breakout Rooms được tạo ra bởi Microsoft Teams sẽ được đặt tên sẵn là Room 1, Room 2… Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thay đổi tên các Room theo các bước sau. Bước 1: Click vào biểu tượng 3-chấm được đặt ở Room tương ứng mà bạn muốn đổi tên và chọn 'Rename room' trong danh túy hiện ra. Bước 2: Trên màn hình Rename, nhập tên mới cho Room này và click Rename room. 3. Chỉ định người tham gia vào Breakout Rooms: - Khi Breakout Rooms được tạo, bạn có thể chọn chỉ định thủ công các khách tham dự vào Breakout rooms. - Chọn các khách dự bằng cách chọn vào ô mở kế bên Participant > click Assign và chọn phòng mà bạn muốn người đó đến. - Lặp lại các bước ở trên để chỉ định thêm các member còn lại tới các Breakout Rooms. 4. Di chuyển các khách mời tới các Room: - Cài đặt mặc định trong MS Teams là từ động di chuyển các khách mời tới các Breakout Rooms họ được chỉ định, ngay khi họ tham gia vào cuộc họp và chống các khách tham dự quay lại cuộc họp chính thưc. - Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt mặc định này bằng cách click vào biểu tượng 3-chấm của Breakout Rooms > Room Settings. - Trong phần Settings kế đó, bạn có thể chọn lựa các cài đặt cho Room như ý muốn. Automatically move participants to room: Tự động di chuyển khách mời tới các room đã chỉ định sẵn. Participants can return to the main meeting: Khách mời không thể tự ý quay trờ lại cuộc họp chính. 5. Mở và Đóng Breakout Rooms: - Bạn có thể mở hoặc đóng tất cả các Breakout Room cùng lúc bằng cách click vào Close Rooms / Start Room, khi nó có sẵn trong phần 'Manage Room'. - Còn có tùy chọn khác là Mở hoặc Đóng từng room riêng lẻ bằng cách click vào 3-chấm kế bên Room mà bạn muốn để mở ra và chọn 2 tùy chọn Open Room / Close Room. Lưu ý: Không có hạn chế hoặc giới hạn số Breakout Rooms mà bạn có thể tạo trong MS Teams.
