- Nếu bạn không thể tham gia một trong các cuộc họp trên Webex, bạn có thể chỉ định một Alternate-host (Chủ phòng thay thể) để đảm nhận vai trò host thay bạn. Alternate Hosts: - Alternate-host là người có quyền tổ chức các cuộc họp đã được lên lịch hoặc các cuộc họp trong Personal Room khi bạn không thể tự tổ chức các cuộc họp đó. Bạn có thể chỉ định một hoặc nhiều Alternate-host cho một cuộc họp, hoặc một loạt các cuộc họp tái lập. - Alternate-host có thể bắt đầu, quản lý và ghi lại cuộc họp nhưng không thể thay đổi hoặc xóa bỏ một cuộc họp. Nếu alternate-host ghi lại cuộc họp, thì bản ghi xuất hiện trong danh sách các bản ghi của bạn. Bạn nhận thông báo về email với đường dẫn tới bản ghi khi nó sẵn sàng. *Lưu ý: alternate-host không thể bắt đầu cuộc họp từ hệ thống Cisco TelePresence hoặc hệ thống video khác. Alternate-host chỉ có thể bắt đầu cuộc họp trong Personal Room bằng điện thoại nếu họ biết được host PIN của bạn. Vì lý do bảo mật, bạn không nên chia sẻ host PIN, nếu đã chia sẻ nó rồi, hãy thay đổi sau cuộc họp kết thúc. - Khi bạn chỉ đinh alternate-host từ trong Cisco Webex site, dựa vào các cài đặt site của bạn, ban có 2 tùy chọn: Bạn có thể chọn để bất kỳ ai có tài khoản host trên site này hoặc ai đang tham gia vào thiết bị Cisco Webex cloud-registed video trong Organization này quản lý cuộc họp của tôi. Quản trị Site cài đặt tài khoản host. Tùy chọn này không được áp dụng với Cisco Webex Productivity Tools và Microsoft Outlook. Bạn có thể chỉ định alternate-host bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Với Webex Productivity Tools và Microsoft Outlook, bạn chọn alternate-host từ danh sách người tham dự của mình. - Bạn chỉ có thể đặt ai đó làm alternate-host nếu người đó đã có tài khoản host trên Webex site của bạn. Cisco Webex Meetings sử dụng các cách sau để thông báo cho từng người tham dự rằng bạn đã đặt họ làm alternate-host. Thông báo trên trang sảnh của Personal Room của bạn để người tham dự biết rằng họ là alternate-host cho cuộc họp. Email mời cho mỗi alternate-host được chỉ định cho họ biết rằng họ là alternate-host cho cuộc họp. - Nếu một alternate-host tham gia vào phòng họp trước bạn, thì cuộc họp tự động bắt đầu và alternate-host đó đảm nhận vai trò host. Những alternate-host tham gia sau alternate-host đầu tiên không thể tự động trở thành host. Nếu bạn tham gia cuộc họp đang diễn ra, Webex Meeting sẽ tự động khôi phục vai trò host cho bạn. Thêm Alternate Host vào Cisco Webex Site: 1. Đăng nhập vào Webex site của bạn. 2. Click vào Schedule để lên lịch cho Meeting. - Nếu bạn không thể tham gia vào Webex meeting này, bạn có thể chọn alternate-host để đảm nhận vai trò host cho bạn. 3. Nhập vào thông tin cho cuộc họp và người tham dự. 4. Click vào Show advanced options và chọn Scheduling Options. 5. Bên dưới phần Scheduling Options, đi tới Alternate Host và chọn Let anyone with a host account on this site or anyone joining from an authenticated Cisco video device in this organization host my meeting. 6. Để chỉ định người tham dự cụ thể có tài khoản host làm alternate host, vào Attendee và click Make this attendee an alternate host. 7. Nhập phần còn lại của Meeting infomation và click Schedule Meeting hoặc Start. Thêm Alternate Hosts cho Personal Room Meetings: *Lưu ý: Nếu bạn đặt ai đó đang đợi sẵn trong sảnh chờ Personal Room của bạn là alternate-host, một trong những trường hợp sau sẽ xảy ra. Nếu alternate-host đăng nhập vào, cuộc họp bắt đầu tự động trong Personal Room, nếu bạn không có mặt trong quá trình họp Personal Room diễn ra. Nếu alternate-host không đăng nhập vào, họ nhận một thông báo để đăng nhập vào trước khi buổi họp bắt đầu. - Các bước thực hiện như sau: 1. Trên Webex site, đi đến Preferences > My Personal Room. 2. Chọn vào Let others host my Personal Room Meetings without me. 3. Chọn một trong các tùy chọn sau: Allow anyone with a host account on this site…: Cho phép bất cứ ai với tài khoản host trên site này hoặc ai đó bất kỳ tham gia từ thiết bị Cisco video trong Organization này để trở thành alternate-host cho cuộc họp Personal Room này. Let me choose alternate hosts for…: chọn alternate-host cho cuộc họp Personal Room này. - Các cài đặt sau áp dụng cho toàn bộ Personal Room meetings của bạn (các cuộc họp tức thì và theo lịch): 4. Nếu bạn đã chọn alternate-host ở Bước 3, nhập địa chỉ mail của họ (phân tách bằng dấu phẩy). 5. Chọn Save. Thêm Alternate-host trong Microsoft Outlook: Trước khi bắt đầu: - Chắc chắn rằng Webex Productivity Tools hoặc Webex Desktop Application đã được cài đặt. 1. Sử dụng phương pháp được khuyến khích cho bạn để đặt lịch một cuộc họp với Microsoft Outlook: Trên Webex Toolbar trong Microsoft Outlook, chọn Schedule Meeting > Schedule Webex Meeting. Trên Microsoft Outlook toolbar (Mail view), chọn New items > Meeting or Appointment. Trên Microsoft Outlook toolbar (Calendar view), chọn New Meeting hoặc New Appointment. 2. Thêm các người tham dự cho cuộc họp của bạn. 3. Trên Webex toolbar cho thư mời cuộc họp, chọn Add Webex Meeting. 4. Bạn có thẻ bỏ qua bước này nếu bạn chọn Schedule Meeting > Schedule Webex Meeting. 5. Nếu hộp thoại Webex Settings không mở ra, chọn Change Settings trên Webex toolbar để mở ra nó. 6. Trong hộp thoại Webex Settings, mở Resources. 7. Trong phần Alternate host, chọn vào checkbox tương ứng cho các người tham gia buổi họp mà bạn muốn chỉ định thành các alternate-host. 8. Chọn OK. Thêm Alternate Host trong Microsoft Outlook (Cisco Webex and TelePresence Meetings): - Chỉ thực hiện theo quy trình này nếu Cisco Webex site và tài khoản của bạn được bật cho Collaboration Meeting Rooms (CMR) Hybrid. Trước kh bắt đầu : - Chắc chắn rằng Webex Productivity Tools đã được cài đặt. 1. Sử dụng các phương pháp như sau để lên lịch cuộc hợp với Microsoft Outlook: Trên Webex toolbar trong Microsoft Outlook, chọn Schedule Meeting > Schedule Webex and Telepresence Meeting. Trên Microsoft Outlook toolbar (Mail view), chọn New items > Meeting or Appointment. Trên Microsoft Outlook toolbar (Calendar view), chọn New Meeting hoặc New Appointment. 2. Thêm những người tham dự cho cuộc họp. 3. Trên Webex toolbar dành cho gửi thư mời, chọn Add Webex and Telepresence. 4. Bạn có thể bỏ qua bước này nếu bạn đã chọn Schedule Meeting > Schedule Webex and Telepresence Meeting ở Bước 1. 5. Trong hộp thoại Meeting Options, bên dưới Select Alternate Host, chọn vào checkbox tương ứng của người tham dự mà bạn muốn chọn làm alternate-host. 6. Chọn OK. Thêm Alternate Host cho một Meeting đã được tạo sẵn trên Cisco Webex Site của bạn: 1. Đăng nhập vào tài khoản Webex site của bạn. 2. Đi vào trang Meetings. 3. Đặt cuộc họp mà bạn muốn thay đổi và chọn vào tiêu đề đó. 4. Chọn biểu tượng Edit, click vào Show advanced options và sau đó chọn Scheduling Options. 5. Chọn checkbox Let anyone with a host account on this site or anyone joining from a Cisco Webex cloud-registered video device in this organization host my meeting để bất kỳ ai với một host account trên site của bạn có thể thay bạn lên lịch họp. 6. Click Save. Thêm Alternate Host cho một Meeting đã được tạo trong Microsoft Outlook 1. Trong Microsoft Outlook, mở một cuộc họp sẵn có lên để điều chỉnh. 2. Trên phần Meeting, chọn Change Settings. 3. Chọn Resources và trong phần Alternate host, chọn vào checkbox thành viên bạn muốn thêm vào làm alternate-host, và sau đó click OK. ---o0o---
