Giải Pháp Sử Dụng Microsoft Teams I. Giới Thiệu Như chúng ta đã biết kể từ khi ứng dụng Microsoft Teams được ra mắt với loạt tính năng mới được xây dựng sẵn trong Office 365 đã giúp xây dựng một không gian làm việc tiên tiến và tập trung, nâng cao hơn hiệu quả làm việc nhóm trong các công ty. Đáp ứng những bài toán của không gian làm việc hiện đại, nhằm đưa mọi người, mọi cuộc hội thoại, nội dung và các công cụ… mà nhóm cần để cộng tác, lại trong một không gian, theo cách riêng của mỗi nhóm để có thể làm việc hiệu quả nhất. Các tính năng Microsoft Teams có thể hỗ trợ như: - Công cụ hội thoại nhóm - Hỗ trợ cuộc họp hội thoại - Hỗ trợ cuộc họp video - Có thể làm việc bằng tài liệu Microsoft Office - Hỗ trợ Microsoft Graph: Trình bày đồ thị, biểu đồ trực tiếp khi chat nhóm - Hỗ trợ tích hợp nhiều ứng dụng các hãng thứ 3 khác. - Hỗ trợ tối ưu và đặc thù hoá cho từng mục đích làm việc. *Microsoft Teams được xây dựng dựa trên bốn cam kết cũng là những tiện ích ấn tượng. Hội thoại (Chat) nhóm hiện đại: Microsoft Teams cung cấp cách chat theo dòng thời gian giúp giữ sự liên kết liền mạch cho tất cả các thành viên. Các thảo luận nhóm sẽ được hiển thị cho mọi thành viên một cách mặc định và dịch vụ cũng cung cấp khả năng chat riêng cho các thành viên. Một thư viện hình ảnh động, cảm xúc và các nhãn dán được tối ưu hóa sẽ giúp người dùng có cách tiếp cận vui nhộn được cá nhân hóa cho các không gian làm việc số của họ. Một cổng chung (hub) cho làm việc nhóm. Mọi người có thể bắt đầu cuộc họp thoại hoặc video, cũng như có thể làm việc bằng tài liệu Microsoft Office, trực tiếp nhờ Microsoft Teams. Tính năng Microsoft Graph giúp người dùng hiển thị trên đồ thị nhiều thông tin hơn để chia sẻ, khám phá phù hợp. Tối ưu hóa cho mỗi nhóm: Vì mỗi một nhóm là duy nhất, Microsoft Teams đưa ra khả năng tối ưu hóa các trải nghiệm nhóm theo đặc thù của họ. Các thành viên nhóm có thể tạo ra các kênh để tổ chức hội thoại theo chủ đề. Bảo mật: Microsoft Teams cung cấp tính năng bảo mật tiên tiến và tuân thủ theo chuẩn toàn cầu của đám mây Microsoft. Dữ liệu được mã hóa toàn thời gian và được bảo trợ bởi một mô hình hoạt động minh bạch không truy cập vào dữ liệu khách hàng. Bộ nhận dạng nhiều tầng cung cấp bảo vệ danh tính nâng cao giúp đảm bảo dữ liệu an toàn trong nhóm. II. Hướng Dẫn Sử Dụng Để cài đặt cũng như sử dụng Microsoft Teams, các bạn lần lượt làm theo các bước sau: Bước 1: Tải bộ cài đặt Microsoft Teams Truy cập vào địa chỉ: https://teams.microsoft.com/downloads. Chọn file cài đặt theo hệ điều hành tương ứng -> Tải về. Bước 2: Mở file tải về và tiến hành cài đặt. Sau khi cài đặt thành công, tiến hành đăng nhập. Trong bước này nếu chưa có tài khoản thì bạn có thể đăng kí một tài khoản của microsoft hoàn toàn miễn phí. Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công -> Giao diện hiển thị của Microsoft Teams. Các chức năng trong Microsoft Teams: Activity: Hiển thị tất cả các hoạt động của bạn trong chat riêng tư, cũng như trong các Teams. Chat: Để sử dụng tính năng này click vào biểu tượng Chat. Các thảo luận nhóm sẽ được hiển thị cho mọi thành viên trong nhóm làm việc với nhau. Ở đây Microsoft Teams cung cấp sẵn các sticky, biểu tượng nhằm cá nhân hóa thành viên khi trò chuyện trong nhóm. Ngoài ra Teams cũng hỗ trợ chat riêng tư giữa các thành viên trong nhóm làm việc. Teams: Để sử dụng tính năng nhóm click vào biểu tượng Teams. Ở đây Teams cung cấp cho chúng ta tạo nên các nhóm với công việc và cách trao đổi khác nhau, cũng như khả năng quản lý nhóm (add channel, add member, edit, leave, get link, …) Call: Ở mục này chúng ta có thể tạo các cuộc họp, trao đổi trực tuyến bằng audio hay video theo các nhóm công việc. Files: Thẻ files cung cấp các thư mục đã được sử dụng, chỉnh sửa, download trong các nhóm công việc hay chat riêng tư. Ngoài ra Teams cũng cung cấp cho chúng ta khả năng lưu trữ đám mây với việc liên kết ứng dụng thứ 3 như : Droxbox, box, Google Driver…… Apps: Cung cấp cho chúng ta các ứng dụng tương tác khác như chat, meeting của các hãng khác hay sử dụng như trello, Cisco webex meeting, … Qua bài viết trên, chúng ta có thể thấy được Microsoft Teams cung cấp một không gian làm việc chung, chuyên nghiệp. Nơi bạn có thể trò chuyện nhóm công việc, thực hiện các cuộc họp trực tuyến theo chủ đề, gọi điện hội thảo web, chia sẻ tài liệu và làm việc với các ứng dụng kinh doanh…Một cách hoàn toàn miễn phí!!!
