Áp dụng E - Office vào doanh nghiệp trong năm 2022

E-office (hay còn gọi là văn phòng điện tử) là phương pháp quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà quản lý quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các công ty lớn vẫn tiếp tục cho nhân viên làm việc tại nhà do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp trong giai đoạn này là gì?

E-OFFICE LÀ GÌ?

Khái niệm văn phòng điện tử hay E-office ra đời để mô tả sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống trở thành mô hình quản trị trực tuyến tạo đà cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp.


E-office là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ tác vụ quản lý, trao đổi hồ sơ thông tin, xử lý công việc, quản lý tài liệu, điều hành các công văn, báo cáo… nhằm mục đích hiện đại và tự động hóa các quy trình quản lý thông tin truyền thống.

4 LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ CHO MỌI DOANH NGHIỆP

Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là Zoho được cung cấp bởi SmartOSC DX. Hiệu quả của văn phòng điện tử Zoho mang lại đã được nhiều doanh nghiệp không chỉ trong nước mà ở các doanh nghiệp quốc tế xác nhận.

CẮT GIẢM MỌI CHI PHÍ TỒN ĐỌNG TRONG DOANH NGHIỆP

Đại dịch Covid-19 tại Việt Nam vẫn chưa có dấu hiệu dừng lại và có một sự ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Thêm vào đó, trong bối cảnh “bình thường mới”, nhiều doanh nghiệp vẫn còn tìm phương án xoay xở trong bài toán chênh lệch giá cả. Việc cắt giảm tối đa ngân sách là điều cần phải làm ở thời điểm hiện tại.

Tuy nhiên, những phương pháp quản lý truyền thống chiếm nhiều ngân sách cho việc mua tài liệu, in ấn, thiết bị lưu trữ. Thêm nữa là chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ…

VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TỐI ƯU NĂNG SUẤT LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN

Đa phần nhiều doanh nghiệp chấm công bằng hình thức vân tay, xuất dữ liệu qua Excel sau đó tính lương bằng cách thủ công nên sẽ gặp những nhược điểm như:

• 
  
  
  • Tổng hợp thông tin làm ngoài giờ, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện chấm công cho nhân sự sẽ mất thời gian.
  • Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.
  • Để gửi cấp trên duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình phức tạp này cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.

KHẮC PHỤC SỰ BẤT CẬP KHI TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC QUA EMAIL, PHẦN MỀM CHAT

Với ứng dụng văn phòng điện tử Zoho, cấp quản lý thuận tiện quản trị hoạt động của nhân viên ngay trên nền tảng di động, quan sát tổng thể và toàn diện và cụ thể ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, báo cáo giải trình chấm công cũng được thực thi trên ứng dụng thay vì gửi mail như trước.

Phần mềm Zoho mang đến nền tảng trao đổi thuận tiện ngay cạnh mỗi báo cáo giải trình, tránh thảo luận qua các nền tảng chat khác dễ gây ra sự thiếu hụt thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.

XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI NHÀ HIỆU QUẢ

Nhờ thiết kế xây dựng một môi trường số nơi mọi thông tin đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn hoàn toàn có thể chớp lấy đúng chuẩn đầu việc cần làm, deadline triển khai phù hợp. Nhà quản trị theo dõi sát sao tiến độ công việc nhân sự, phát hiện những nút thắt để định hướng giải quyết và lên kế hoạch xử lý kịp thời. Ngay cả khi không làm việc trực tiếp, hiệu suất làm việc cao của doanh nghiệp vẫn được duy trì.

Source: https://dx.smartosc.com/ap-dung-e-office-vao-van-hanh-cho-doanh-nghiep-trong-nam-2022/