Hướng dẫn sử dụng Google Sheets cơ bản

Bình thường Google Trang tính hỗ trợ cả nhóm làm một file dữ liệu. Và trong thời điểm mà mọi người đều phải làm việc trực tuyến thì Google Trang tính sẽ càng hữu ích.

Google Sheets (Google Trang tính) là một ứng dụng bảng dữ liệu tương tự Microsoft Excel nhưng hoạt động trên nền tảng online. Trong thời điểm mà mọi người đều phải làm việc trực tuyến thì Google Trang tính sẽ rất hữu ích.

Bình thường Google Trang tính tự động giúp chúng ta lưu dữ liệu lên đám mây, tránh mất dữ liệu khi gặp những hiện tượng như máy hỏng cài lại Win hay ổ cứng bị hỏng, đồng thời hỗ trợ làm một file dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau.

Để hỗ trợ mọi người làm việc online, dưới đây sẽ là phần giới thiệu hướng dẫn sử dụng Google Trang tính cơ bản.

Hướng dẫn sử dụng Google Sheets
*Nguồn: lovetopone.

Để bắt đầu sử dụng Google Trang tính bạn vào địa chỉ google.com/intl/vi/sheets/about, rồi bấm "Truy cập Google Trang tính". Sau đó là phần đăng nhập tài khoản Google (Gmail).


Để bắt đầu sử dụng Google Trang tính bạn vào địa chỉ google.com/intl/vi/sheets/about, rồi bấm "Truy cập Google Trang tính". Sau đó là phần đăng nhập tài khoản Google (Gmail).

Hoặc bạn cũng có thể vào Google Drive, đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn, rồi bấm Mới -> Google Trang tính.


Hoặc bạn cũng có thể vào Google Drive, đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn, rồi bấm Mới -> Google Trang tính.

Để tạo mới một bảng tính hãy bấm vào dấu cộng.


Để tạo mới một bảng tính hãy bấm vào dấu cộng.

Bạn click vào tên bảng tính, nơi hiện ghi "Bảng tính chưa có tiêu đề", rồi gõ tên bảng tính mà bạn muốn đặt vào.


Bạn click vào tên bảng tính, nơi hiện ghi "Bảng tính chưa có tiêu đề", rồi gõ tên bảng tính mà bạn muốn đặt vào.



Google Trang tính có thanh menu phía trên gồm những cái tính năng hỗ trợ cho công việc, khá tương tự giao diện Excel. Nhìn xuống dưới chúng ta có thể tạo ra thêm các trang tính bằng cách bấm vào nút cộng bên cạnh danh sách trang tính. Đổi tên trang tính bằng cách bạn bấm chuột phải, chọn "Đổi tên" (hoặc click đúp vào trang muốn đổi tên).


Nhìn xuống dưới chúng ta có thể tạo ra thêm các trang tính bằng cách bấm vào nút cộng bên cạnh danh sách trang tính. Đổi tên trang tính bằng cách bạn bấm chuột phải, chọn "Đổi tên" (hoặc click đúp vào trang muốn đổi tên).

Khi đang nhập dữ liệu, nếu bạn muốn chữ tự động xuống hàng khi ô không chứa đủ thì bạn chọn cả ô đó rồi bấm biểu tượng xếp dòng, chọn xuống dòng. 2 bên là lựa chọn tràn và cắt chữ. Tất nhiên bạn cũng có thể kéo độ rộng cột và độ cao hàng ở phần giáp ranh đánh thứ tự hàng và cột.


Khi đang nhập dữ liệu, nếu bạn muốn chữ tự động xuống hàng khi ô không chứa đủ thì bạn chọn cả ô đó rồi bấm biểu tượng xếp dòng (khoanh tròn), chọn xuống dòng (nút 2). 2 bên là lựa chọn tràn và cắt chữ (nút 1 & 3).




Tất nhiên bạn cũng có thể kéo độ rộng cột và độ cao hàng ở phần giáp ranh đánh thứ tự hàng và cột.

Để thêm một cột thì chúng ta bấm chuột phải vào ô thuộc cột bên phải và bấm "Chèn cột", Google Trang tính sẽ tự chèn cột vào bên trái. Tương tự Google Trang tính cũng sẽ tự động chèn hàng vào bên trên nếu chúng ta bấm "Chèn hàng".


Để thêm một cột thì chúng ta bấm chuột phải vào ô thuộc cột bên phải và bấm "Chèn cột", Google Trang tính sẽ tự chèn cột vào bên trái. Tương tự Google Trang tính cũng sẽ tự động chèn hàng vào bên trên nếu chúng ta bấm "Chèn hàng".

Để định dạng nguyên một cột thì chúng ta kéo chọn cột rồi chọn tab "Định dạng" => "Số" và chọn một kiểu định dạng như định dạng số, ngày, đơn vị tiền tệ.


Để định dạng nguyên một cột thì chúng ta kéo chọn cột rồi chọn tab "Định dạng" => "Số" và chọn một kiểu định dạng như định dạng số, ngày, đơn vị tiền tệ.





Anh Hào (Tổng hợp)

 

Hướng dẫn sử dụng Google Sheets chia sẻ file cho nhiều người chỉnh sửa
Trên Google Sheets, người chủ sở hữu file dù đã cấp quyền chỉnh sửa nhưng vẫn có thể giới hạn vùng dữ liệu được chỉnh sửa. Bạn đã biết những chức năng như vậy?

Google Sheets (Google Trang tính) là một ứng dụng bảng dữ liệu tương tự Microsoft Excel nhưng hoạt động trên nền tảng online. Trong thời điểm mà mọi người đều phải làm việc trực tuyến thì Google Trang tính sẽ rất hữu ích.

Google Trang tính đặc biệt hữu ích ở tính một nhóm có thể làm việc tương tác trên cùng một file bảng tính, tất nhiên quyền được cấp cho mỗi thành viên vẫn chia ra các mức độ như quyền xem, quyền nhận xét, quyền chỉnh sửa...

Hơn nữa người chủ sở hữu file dù đã cấp quyền chỉnh sửa nhưng vẫn có thể giới hạn vùng dữ liệu được chỉnh sửa trong phạm vi nhất định. Phần bên dưới sẽ hướng dẫn cụ thể hơn về những chức năng này.

Bình thường Google Trang tính tự động giúp chúng ta lưu dữ liệu lên đám mây, tránh mất dữ liệu khi gặp những hiện tượng như máy hỏng cài lại Win hay ổ cứng bị hỏng, đồng thời hỗ trợ làm một file dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau.

Và vì thế nhiều người đang lựa chọn sử dụng Google Trang tính lâu dài (xem hướng dẫn sử dụng Google Trang tính cơ bản ở đây).

Hướng dẫn sử dụng Google Sheets chia sẻ file "Excel" cho nhiều người chỉnh sửa
Khi muốn chia sẻ trang tính Google Sheets, tại góc phải trên cùng bạn chọn "Chia sẻ".


Khi muốn chia sẻ trang tính Google Sheets, tại góc phải trên cùng bạn chọn "Chia sẻ".

Hãy nhập các địa chỉ email người nhận và bấm Gửi để chia sẻ file Google Sheets. Ngoài ra chúng ta cũng có thể lấy liên kết để chia sẻ thủ công.

Dù chia sẻ bằng cách nào thì quyền của người nhận cũng được chia làm 3 mức độ tùy theo bạn cấp mức nào, gồm:

+ Có thể sửa: người khác có thể sửa bất cứ dữ liệu trong trang tính này

+ Có thể nhận xét: chỉ được nhận xét không được sửa



+ Có thể xem: người đó chỉ được xem thôi, không được làm gì cả.


Hãy nhập các địa chỉ email người nhận và bấm Gửi để chia sẻ file Google Sheets. Ngoài ra chúng ta cũng có thể lấy liên kết để chia sẻ thủ công.




Dù chia sẻ bằng cách nào thì quyền của người nhận cũng được chia làm 3 mức độ tùy theo bạn cấp mức nào, gồm: Có thể sửa, Có thể nhận xét, Có thể xem.

Người được chia sẻ file có thể thêm nhận xét hoặc ghi chú cho từng phần dữ liệu, lựa chọn này có trong danh mục chức năng khi bấm chuột phải vào phần dữ liệu mong muốn.

Đối với người chia sẻ file, trong danh mục chuột phải cũng có lựa chọn "Bảo vệ dải ô" để người chia sẻ file khóa không được nhận xét hoặc chỉnh sửa cho phần dữ liệu nhất định.

Người chia sẻ file cũng có thể bấm chuột phải vào trang tính và khóa không ai khác được chỉnh sửa.


Người được chia sẻ file có thể thêm nhận xét hoặc ghi chú cho từng phần dữ liệu, lựa chọn này có trong danh mục chức năng khi bấm chuột phải vào phần dữ liệu mong muốn.Đối với người chia sẻ file, trong danh mục chuột phải cũng có lựa chọn "Bảo vệ dải ô" để người chia sẻ file khóa không được nhận xét hoặc chỉnh sửa cho phần dữ liệu nhất định.




Người chia sẻ file cũng có thể bấm chuột phải vào trang tính và khóa không ai khác được chỉnh sửa.

Anh Hào (Tổng hợp)

 

Hướng dẫn sử dụng Google Sheets trên điện thoại
Một người có thể tham gia sử dụng Google Sheets bằng máy tính, cũng có thể sử dụng bằng điện thoại với các app Google Sheets trong kho ứng dụng của Google và Apple.

Trong thời điểm mà mọi người đều phải làm việc trực tuyến thì Google Sheets (Google Trang tính) sẽ rất hữu ích, giúp một nhóm có thể làm việc tương tác trên cùng một file bảng tính. Hơn thế Google Sheets cũng có ưu thế đa nền tảng.

Một người có thể tham gia trên Google Sheets bằng máy tính (những chức năng cơ bản đã được hướng dẫn ở đây), cũng có thể bằng điện thoại với các app Google Sheets trong kho ứng dụng của Apple và Google. Nếu chưa biết hãy tham khảo qua hướng dẫn sử dụng trên điện thoại.

Google Sheets là một ứng dụng bảng dữ liệu tương tự Microsoft Excel nhưng hoạt động online. Bình thường Google Sheets tự động giúp chúng ta lưu dữ liệu lên đám mây, tránh mất dữ liệu, đồng thời hỗ trợ làm một file dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau.

Hướng dẫn sử dụng Google Trang tính trên điện thoại Android, iPhone
Khi mở ứng dụng Google Sheets, chúng ta sẽ thấy dấu cộng để tạo file bảng tính mới. Trên góc trái như thường lệ là menu các tác vụ chung như đăng nhập tài khoản.


Khi mở ứng dụng Google Sheets, chúng ta sẽ thấy dấu cộng để tạo file bảng tính mới. Trên góc trái như thường lệ là menu các tác vụ chung.




Trong menu các tác vụ chung, chúng ta có thể đăng nhập tài khoản Google hoặc chuyển đổi giữa các tài khoản.

Khi mở một file bảng tính, có thể là file có sẵn trong kho Google Drive của bản thân hay file được chia sẻ, chúng ta sẽ thấy giao diện như bên dưới. Phía dưới sẽ là phần quản lý các trang tính, phía trên là các nút chức năng như mời người vào, nhận xét hay mở menu.


Khi mở một file bảng tính, có thể là file có sẵn trong kho Google Drive của bản thân hay file được chia sẻ, chúng ta sẽ thấy giao diện như trong hình. Phía dưới sẽ là phần quản lý các trang tính, phía trên là các nút chức năng như mời người vào, nhận xét hay mở menu.

Khi nhấp vào một ô chuẩn bị nhập dữ liệu, chúng ta sẽ có các chức năng như hình dưới:






1: Mở bảng chỉnh phông chữ tổng thể

2: Chèn (ảnh, link, biểu đồ, hàng, cột)

3: Thêm nhận xét

4: Menu chung (bao gồm chức năng chia sẻ)

5: Bôi đậm chữ

6: Đổi màu chữ

7: Căn lề

8: Đổ màu nền

9: Thêm hàng trên

10: Thêm cột trái


Trong hình là khi chúng ta mở bảng chỉnh phông chữ tổng thể.

Anh Hào (Tổng hợp)

 

Hướng dẫn sử dụng Google Sheets: Những tính năng nâng cao không phải ai cũng biết
Bên cạnh những chức năng cơ bản thì Google Sheets còn có khá nhiều chức năng nâng cao để chúng ta khám phá công cụ lập bảng dữ liệu online này.

Google Sheets (Google Trang tính) là một ứng dụng bảng dữ liệu tương tự Microsoft Excel nhưng hoạt động trên nền tảng online. Bên cạnh những chức năng cơ bản đã được hướng dẫn ở đây thì Google Sheets còn có khá nhiều chức năng nâng cao hơn để chúng ta khám phá.

Bình thường Google Sheets tự động giúp chúng ta lưu dữ liệu lên đám mây, tránh mất dữ liệu khi gặp những hiện tượng như máy hỏng cài lại Win hay ổ cứng bị hỏng, đồng thời hỗ trợ làm một file dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau.

Trong thời điểm mà mọi người đều phải làm việc trực tuyến thì Google Trang tính sẽ rất hữu ích, giúp một nhóm có thể làm việc tương tác trên cùng một file bảng tính (xem hướng dẫn chức năng chia sẻ ở đây).

Hướng dẫn sử dụng Google Trang tính chuyên nghiệp
Google Sheets có chức năng để chúng ta cố định một hàng hoặc một cột dữ liệu, với những dãy thông tin như tiêu đề, chuyên mục, hay số thứ tự. Khi một hàng hoặc cột hoặc được cố định thì dù chúng ta kéo file đến đâu, thông tin trên hàng hoặc cột cố định vẫn ở nguyên đó.

Để làm được như vậy, người dùng chỉ cần chọn một ô liên quan, sau đó chọn "Xem" => "Cố định", sau đó chọn cố định hàng hoặc cột (thường người ta sẽ triển khai hàng hoặc cột hiện tại).

cố đ
Google Sheets có chức năng để chúng ta cố định một hàng hoặc một cột dữ liệu. người dùng chỉ cần chọn một ô liên quan, sau đó chọn "Xem" => "Cố định", sau đó chọn cố định hàng hoặc cột (thường người ta sẽ triển khai hàng hoặc cột hiện tại).

Giống như Excel, Google có chức năng lọc dữ liệu theo từ khóa trong một cột. Để sử dụng chức năng này, chúng ta bấm biểu tượng hình phễu trên góc phải. Lúc này, mỗi ô đầu cột đều có thêm biểu tượng để chúng ta bấm chọn tiêu chí lọc.


Giống như Excel, Google có chức năng lọc dữ liệu theo từ khóa trong một cột. Để sử dụng chức năng này, chúng ta bấm biểu tượng hình phễu trên góc phải. Lúc này, mỗi ô đầu cột đều có thêm biểu tượng để chúng ta bấm chọn tiêu chí lọc.



Bạn có biết tạo dữ liệu xác thực là gì? Đó là việc tạo một dạng menu sổ xuống cho chúng ta chọn giá trị thay vì chúng ta nhập thủ công từng cái. Dù vậy giá trị được chọn ở đây được lấy từ một dải ô nguồn.

Để tạo danh sách này chúng ta bấm vào "Dữ liệu" => "Xác thực dữ liệu", sau đó chọn dải ô nguồn và đích.


Để tạo một dạng menu sổ xuống cho chúng ta chọn giá trị thay vì chúng ta nhập thủ công, chúng ta bấm vào "Dữ liệu" => "Xác thực dữ liệu".




Sau đó chọn dải ô nguồn và đích.






Trong hình chúng ta đang tạo menu chọn giá trị cho cột D lấy từ giá trị cột C của bảng.

Anh Hào (Tổng hợp)